Как организовать приём заказов в Telegram

Заказ с сайта ценен, пока он свежий: покупатель ждёт подтверждения, а кухне нужно время на приготовление. Поэтому уведомление должно приходить туда, где его увидят сразу. Для многих заведений это Telegram.

Почему Telegram

• Сообщения приходят на телефон и компьютер одновременно.
• Удобно сделать общий чат для кухни, администратора и курьеров.
• История заказов сохраняется в переписке — легко найти вчерашний заказ.

Как устроить чаты

Самая частая схема — два чата: рабочий, куда приходят все заказы, и чат владельца или управляющего. В рабочий чат добавьте тех, кто принимает заказы в смене. Если у вас несколько городов, у каждого должен быть свой чат, чтобы заказы не путались.

Что должно быть в уведомлении

Хорошее уведомление избавляет от звонка покупателю. В нём должны быть:

• номер заказа и сумма;
• имя и телефон покупателя;
• доставка или самовывоз, адрес с подъездом, этажом и квартирой;
• время: «как можно скорее» или к определённому часу;
• способ оплаты и сумма, с которой нужна сдача;
• состав с порциями, добавками и тем, что нужно убрать;
• скидка по промокоду, стоимость доставки и итог;
• комментарий покупателя и ссылка на заказ в кабинете.

Запасной канал

Любой мессенджер иногда недоступен. Поэтому заказы стоит дублировать на почту и держать открытым список заказов в кабинете. В Ozolo заказ сохраняется в кабинете в любом случае, а уведомление при сбое отправляется повторно.

Статусы заказов

Чтобы смена не спрашивала друг друга «этот уже взяли?», заказы удобно вести по статусам: «Новый», «Принят», «Готовится», «В пути», «Выполнен». В кабинете Ozolo видно, какие заказы ещё не приняты, а список обновляется сам.

Персональные данные

В уведомлении — имя, телефон и адрес покупателя, то есть персональные данные. Серверы Telegram находятся за пределами России, поэтому передача таких данных в мессенджер может считаться трансграничной. До начала трансграничной передачи оператор персональных данных обязан уведомить Роскомнадзор (статья 12 закона № 152-ФЗ «О персональных данных»). Уточните этот вопрос у юриста и укажите передачу в своей политике обработки персональных данных. Если хотите обойтись без неё — получайте заказы на почту российского сервиса и в кабинете.

Как это настроить в Ozolo

В разделе уведомлений подключите бота к нужному чату — чатов может быть несколько — и добавьте до пяти адресов почты. Каждый новый адрес начинает получать заказы после подтверждения. Подробнее — на странице «Приём заказов».