Как выбрать программу для кафе и доставки

Программу для кафе выбирают один раз и надолго: переезжать с одной системы на другую — это неделя хаоса, перенос меню, гостей и остатков. Поэтому до подписания договора стоит потратить пару вечеров и задать продавцу неудобные вопросы. Ниже — те, что мы задали бы сами.

Сначала — что нужно именно вам

Кафе с залом, тёмная кухня на доставке и сеть из пяти точек — это три разные задачи. Зал требует официантов, столов и пречеков. Доставке нужны зоны, рейсы и приложение курьера. Сети — общее меню с ценами по городам и отчёты по точкам. Выпишите на листке, какие из разделов ниже вам нужны сейчас, а какие — через год. И не платите за то, что из второй колонки.

Заказы из всех каналов

Если заказы приходят с сайта, с двух площадок и по телефону, а смотреть их нужно в трёх разных окнах, — рано или поздно один потеряется. Спросите:

• Попадают ли заказы с Яндекс Еды и других площадок в общую ленту и уходит ли туда стоп-лист?
• Что будет, если заказ пять минут никто не принимает?
• Видит ли оператор историю гостя по номеру телефона?

Касса и чеки

Чеки по 54-ФЗ нужны в любом случае, вопрос — как. Уточните, с какими кассами работает программа, что будет с чеком при обрыве связи и не пробьётся ли он дважды. Хороший признак — когда можно сначала поработать со старой кассовой программой, а включить чеки из новой позже.

Кухня

Для доставки кухонные экраны важнее, чем кажется: бумажные бегунки теряются, а повар не знает, какой заказ горит. Спросите, делится ли заказ по постам, видит ли повар аллергии и «без лука», считает ли система загрузку кухни и честное время готовности. И обязательно — что происходит с экранами, когда на точке пропадает интернет.

Доставка и курьеры

• Рисуются ли зоны на карте и можно ли задать разную цену доставки по районам и сумме заказа?
• Кто раскладывает заказы по рейсам — диспетчер руками или система?
• Есть ли приложение курьера и считает ли программа оплату курьеров?
• Видит ли гость, где его заказ?

Склад, техкарты и фудкост

Если вы хотите понимать, на чём зарабатываете, а не только сколько продали, — это главный раздел. Проверьте, что продукты списываются по техкартам при продаже, накладные загружаются файлом, а не вбиваются руками, есть инвентаризация и видно разницу между плановым и фактическим фудкостом. Попросите показать, как поменять рецептуру с определённой даты, — по ответу многое понятно.

Гости и лояльность

Бонусы, промокоды, база гостей, рассылки — сейчас это есть почти у всех. Разница в деталях: можно ли перенести гостей с баллами из старой системы, не задвоятся ли они, есть ли контрольная группа у рассылок. Без неё вы никогда не узнаете, принесла рассылка заказы или их принёс дождь.

Отчёты и деньги

Спросите, можно ли нажать на цифру в отчёте и увидеть, из каких заказов она сложилась. Если нет — в первый же спорный день вы будете сверять выгрузки в Excel. Для бухгалтера важно, есть ли выгрузка в 1С и загрузка банковских выписок, для владельца сети — отчёты по точкам и маржа по каналам продаж.

Работа без интернета

Это вопрос, который задают последним, а жалеют о нём первыми. В пятницу вечером у провайдера авария — что работает? Касса? Кухонные экраны? Приложение курьера? Не теряются ли действия, сделанные без связи, и не задваиваются ли, когда она вернётся? Попросите показать это вживую, выдернув кабель.

Перенос и внедрение

• Можно ли загрузить меню, гостей и остатки файлом из вашей текущей системы?
• Сколько времени занимает запуск одной точки и кто помогает?
• Есть ли пробный период на реальных заказах, а не на демо-данных?

Цена и подвох в договоре

Сравнивайте полную стоимость за год, а не цену за месяц из рекламы. Отдельно платные модули, процент с заказов, плата за каждое устройство, обязательное «внедрение» — всё это легко удваивает сумму. И уточните, можно ли выгрузить свои данные, если решите уйти.

Чек-лист в одну таблицу

Мы делаем BoostOzolo и, понятно, считаем, что он на эти вопросы отвечает хорошо. Но таблица выше честная — задайте те же вопросы всем, с кем говорите, и сравните ответы.